Au sein de la Division Produits et Technologies (FP) à périmètre mondial (France, USA, Allemagne), et rattaché au responsable de l'unité Product Life (FPP), vous aurez en charge :

• Toutes les missions d'assistance et de secrétariat des équipes Lyonnaises des unités Product Life (FPP), Codes & Méthodes (FPC), R&D et Propriété Intellectuelle (FPD), Technology Implementation Strategy (FPI) et comportement en réacteur (IRIRP) - (une vingtaine de personnes)
• Le support aux parties américaine et allemande de ces unités.

Vos activités principales seront les suivantes:

• Organiser les déplacements, depuis la création des ordres de missions jusqu'à la saisie des notes de frais dans l'application dédiée
• Gérer les agendas des membres des unités, organiser les réunions d’équipes et la logistique des comités multi-divisions (Comité R&D, …), Gate Reviews, Revues de stratégie d'Implémentation (ISR) etc
• Assurer les missions classiques de secrétariat (courrier, diffusion, frappe et mise en forme documents techniques ou non techniques, lancement de "workflows"), mise à jour des plannings de congés et notes d'intérim, gestion des courriers d'envoi et de réponse dans Documentum
• Réaliser les demandes d’achat, les réceptions de commandes (SAP, Workcycle), gérer les fournitures de bureau
• Gérer la documentation des unités dans Documentum (création des
• documents, diffusion des documents) incluant Development Gate Reviews (GRs) et Implementation Strategy Review (ISR) et le suivi des actions, être un support aux utilisateurs de Documentum; gérer administrativement les chartes projet de R&D dans Documentum
• Être le garant de l’application des standards de communication (power points, …)

Votre support sera également attendu sur des missions transverses telles que :

• Être le correspondant informatique de la division FP
• Former le personnel FP Lyon sur les outils pertinents (One Note dont synchronisation, file transfer, Umap, Klaxoons, sharepoint, Concur et autres applications utiles aux membres de l'équipe
• Réflexion et mise en œuvre d’un Wiki FP si validé (organisation/R&Rs, gestion COPIL/GTs, lessons learned, …)
• Encadrement opérationnel d’un ou une alternant(e) en secrétariat administratif (2 à 3 jours par semaine)
• Participation au réseau des assistant(e)s du périmètre Fuel Lyon

Issu-e d’une formation supérieure en assistanat de type BTS Assistant de Manager, vous justifiez d’une expérience de plus de 5 ans sur un poste similaire, en support dans un environnement exigeant et international

Compétences : rigueur et méthode, autonomie, dynamisme et fort esprit de service, travail en équipe dans un environnement international, force de proposition, qualités de communication orale et écrite

Maîtrise avancée des outils pack office : Word, Excel, OneNote (Déploiement de son usage à organiser), Powerpoint, Outlook

Bonne maîtrise de SAP (création, modification et validation des DA) , Concur (gestion des Ordres de Mission et Notes de Frais) et Documentum (gestion documents)

Anglais impératif